デジタルワークプレースという言葉をご存知ですか？アップグレードしたイントラネット（社内ポータル）が社内コミュニケーションとコラボレーション課題に対する解決策かもしれないと聞いたことがありますか？多様な機能が一つに集約されたこれらのプラットフォームで、世界中のすべての従業員をつなぐことができます。
では、インターネットVSイントラネットの違いはご存知ですか？
インターネットはそれぞれの企業のコミュニケーションニーズすべてを満たすことが本当にできないのでしょうか。中にはイントラネット・社内ポータルと同じ機能を持ち、社員全員とオンラインでつなぐことができる機会がたくさんあります。従業員がコラボレーションして機能するためには、統合されたイントラネット・社内ポータルソフトウェアを本当に購入する必要があるのでしょうか？
インターネットとSaaS（Software as a Service）コラボレーションツールが最新の関連サービスを提供するのは事実ですが、それらが欠けているのはイントラネットや社内ポータルの持つ統合要素です。すべてをまとめることで、職場に効率性とシンプルさが生まれ、その結果、測定可能なイントラネットの成功と企業の生産性の向上がもたらされます。
これらはビジネスの世界にとって革命的なツールですが、それでもデジタルワークプレースに対する全体的な解決策ではありません。SaaSやコラボレーションツールの中には他のアプリケーションと統合されているものもありますが、多くの場合それぞれのツールに別々にログインする必要があり、結果的に情報サイロを生み出します。また、大抵の場合SaaSツール同士の連携は存在しないため、ツールを変えるたびに画面を切り替える必要があり、タスクに必要となる情報を探すことに無駄な時間を費やすことになります。最悪のシナリオとして、これらのツールの本来の目的である生産性向上の機会を失うことに繋がります。
これがイントラネットが違いを生み出す点であり、インターネットとの違いは、イントラネット・社内ポータルサイトがこれらのサイロ（孤立性）を完全統合によって取っ払うことです。結果、10個の異なるログインをするなんてことも無くなり、たった一つの中央プラットフォーム上で、デジタルワークプレースで行うすべての作業ツールを使用することができます。
SaaSツールは、さまざまなコミュニケーション、コラボレーション、およびプロジェクト管理ツールに対して複数のオプションを提供します。数百から数千ものソリューションから選択するので、各企業のニーズを満たすものをほぼ確実に見つけることができます。SaaSソリューションの利点は、いつでも任意のデバイスからアクセスできること、そして職場全体にコラボレーションの機会を提供することです。
これらのツールは、部署間のコミュニケーションを活性化、社員同士の繋がりを維持、データ管理に革命をもたらし、そして今日のデジタル時代にビジネスを立ち上げることを容易にします。
SaaS製品は数えきれないほど市場に出ていますが、ほとんどのSaaSツールはそれぞれ異なる特徴を持っています。そのため、各社が必要な製品を見つけるのはそう困難ではありませんが、いずれにせよ複数のソフトウェアソリューションを検討する必要がある可能性もあります。一つの問題を解決する、例えばチャットツールを改善したいとなった場合、チャットツールに秀でるソリューションを選択すれば良いですが、それ以外の全てのニーズを満たすには他ツールも入手して、結果的に包括的なソリューションを作成する必要があります。
複数のSaaSツールを導入する方が経済的に見えるかもしれませんが、長期的には当初考えていたよりも多くのソフトウェアを購入する必要になるため、企業のコストが増加する可能性があります。独立したSaaSツールを組み合わせても、統合イントラ・社内ポータルのように企業を成功に導くことは難しいでしょう。
SaaSソリューションのもう一つの問題は、それらが職場内にサイロを生み出すことです。この手段を選択した場合、企業内の情報と会話が複数の場所に保存されることになります。これにより、データは見落とされるか、不要に複製される可能性が高くなります。SaaSツールのみを使用した結果としてよく見かけるのは、コラボレーションのデフラグメンテーションです。統一されたシステムがなければ、この格差は企業全体に広がっていきます。たとえば、ある部門が独自のデータ共有プラットフォームとしてDropBoxを利用しているが、他の部門はGoogle DriveまたはDocsを優先プラットフォームとして使用することがあります。これは、これら2つの部門が情報の共有において切り離されたままであり、これらのソリューションの本来の目的である生産性の向上が失われることを意味します。
インターネットは、SaaSソフトウェアを経由して現代の企業を運営するのに必要なすべてのツールを提供できるはずですが、問題はこれらすべてのツールが世界中のウェブ上に散在していることです。
インターネットとイントラネットの違いは、インターネットアプリケーションが会社を分散させる可能性があるのに対し、優れたイントラ・社内ポータルは企業が探しているものすべてを一つの組織化された効率的な場所にまとめていることです。成功したイントラネットシステムは、一つの大きな傘の下ですべての内部コミュニケーションとコラボレーションをカバーするので、すべてのタスクは非常に重要な企業のミッションや価値観に沿って管理、推進することができます。またイントラ・社内ポータルでは、他のプロジェクト管理ツールなどを使用していたとしても、たった一回のログインでそれらのソリューションに直接アクセスすることができます。
ショッピングモールをイメージしてください。ショッピングモールはスーパーが入ってるだけでなく、レストラン、衣料店、映画、薬局、生活雑貨、電化製品、文房具、学用品、本屋など、生活に必要なものすべてがモールに行けば手に入ります。これはまさにイントラネットシステムが提供するものです。日々の仕事で使用するすべてのツールが一つプラットフォームに集約されており、さまざまなSaaSプラットフォーム間を行ったり来たるする必要がなくなります。
ほとんどのイントラ・社内ポータルは、以下の機能を提供します。
文書とコンテンツ管理 - ワークシート、スライドショー、クリエイティブアセットなど、会社のすべての文書を管理するためのストレージ機能で、基本的にはオンラインで保存できるものなら何でも対象になります。また、従業員のためにコンテンツを作成する簡単な機能を兼ね揃えていることがほとんどです。
タスク管理 - 従業員とマネジャーが同じように常に最新のタスクを共有、プロジェクトを視覚的に計画、そして部門間のコラボレーションを促進するアシストを行います。
ソーシャルツールと検索 - 各従業員は、自分の特定のスキルとすべての関連情報を表示する独自の包括的なプロフィールを持つことができます。また、従業員がより社交的に交流できることも非常に重要で、コメント、編集、イントラ・社内ポータル内のあらゆるタイプの投稿に対する回答・反応機能がその例です。
モバイルアプリ - 真の「デジタルワークプレース」と呼ばれるには、成功するイントラ・社内ポータルには、いつでもどこでも従業員とのつながりを維持するモバイルアプリ機能を不可欠です。このアプリは使いやすいインターフェース、即時のコミュニケーションを容易にするために通知機能などを含んでいます。
統合 - 通常、イントラネットは独自のシステムに完全に統合されていますが、優れたイントラネ・社内ポータルは、会社が使用している他のSaaSツールとも互換性があります。それらすべてのツールを一つのシステムに統合するメリットとして、統合認証を可能にし、アプリからアプリへ、またはページからページへの切り替えによる非効率性が軽減されます。
Happeoユーザー:
「ソーシャル機能以外で、Happeoの優れた特徴は、視覚的な組織図を有する従業員名簿機能です。それはとてもユニークで、便利で、それに独創的です。」
Unilyユーザー：
「私たちのブランドを完璧に反映することができます。このようなインパクトのあるイントラネットをそれほど簡単に作れるとは予想していませんでした。コンテンツ管理の観点からもフロントエンドユーザーからも、直感的に使用でき、非常に使いやすいと好評です。また非常に魅力的なページを作成するのに役立つ、使いやすい（そして移動する）ウィジェットも数多くあります。アプリとツール管理機能においては、優れた検索機能のおかげで従業員はイントラネットにアクセス後、他のアプリケーションを簡単に見つけることができます。」
情報共有 - 全面的に採用、導入されたイントラネット・社内ポータルは、従業員が日常業務を遂行するための場所です。イントラ・社内ポータルのプラットフォームを経由して全社的な情報を共有することでコンテキストスイッチをなくし、情報を簡単に見つけてアクセスできるようにします。それがすべて一箇所にあるとき、どの部門の誰でも同じ情報にアクセスできます。
部門間のコミュニケーション - イントラ・社内ポータルのコミュニケーションにおいては、いくつかの部署が他の部門があまり使用していないかもしれない特定のアプリを使用することは推奨されていません。これは、社内の分裂・亀裂を生み出す代わりに、職場内のオープンなコミュニケーションと信頼の文化を醸成し、全社的な対話を可能にします。
価値向上 - バラバラに異なるソリューションを使用した場合、特に大企業においてはオープンな対話を促進することは困難です。使用するソフトウェアが多いほど、社員が全社の最新情報を確認するためにログインする可能性は低くなります。しかし、すべてがイントラ・社内ポータルに集約されている場合、従業員は専ら情報とタスクのためにアクセスするでしょう。これにより全社員が共通認識を持ちやすくなり、企業はブランドとコアバリューをより効果的に社内に浸透させることができます。社員間の適切で質の高い対話を続けることは、会社に非常に有益です。また、新入社員が入社して、企業内で行われるすべてのコミュニケーションにアクセスできるようになれば、仕事がどのように進むのか、どんな企業文化なのかについて、より深く理解することができます。
全社的なフォーマット - イントラ・社内ポータルを使用すると、全社的に標準化されたフォーマットを作成できるため、従業員は自分のブランドをより反映したコンテンツを簡単に作成および共有できます。あらかじめ作成された書式設定もを使用する場合も、イントラネットポータルをスッキリ整理し、プロっぽく見せるのにも効果的です。
肝心なこと：自分の会社に何が合うかを見つける
ビジネスを運営する上で、他のものより優れているコミュニケーションおよびコラボレーションツールがあるように見えるかもしれませんが、肝心なのは各企業がそれぞれに最も適したツールを見つけることです。イントラネットとインターネットに対する企業の具体的なメリットとデメリットについてよく考えてください。以下の質問を社内で議論し、その答えからニーズを最もよく満たすソリューションはどれか決めることをお勧めします。：
改善する必要がある問題は何ですか？
問題を解決するために必要な重要な機能や特徴は何ですか？
これはSaaSソリューションで解決できますか、それとも統合イントラネット・社内ポータルが必要ですか？
長期的に、より有益なものは何ですか？
そのソリューションを採用または導入する際の潜在的な問題は何ですか？
またそれら全ての問題が起こらないようにするにはどうすればよいでしょうか？１つか２つのSaaSソリューションは完璧に思えるかもしれませんが、相互に統合することができない複数のサイロ化されたソフトウェアを持つことと、予測不可能な問題も解決することさえできる完全統合型ソリューションを持つことのコストを比較してください。