Avantages et inconvénients d’un intranet: êtes-vous prêt pour une solution intranet?

Wed, Jun 5, '19 •

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Avantages et inconvénients d’un intranet: êtes-vous prêt pour une solution intranet?

Examiner toutes les informations disponibles sur les derniers logiciels intranet peut être accablant. Tellement accablant que cela devient déroutant et inutile. Toutes les options, questions et évaluations peuvent compliquer la tâche de savoir si votre entreprise est prête pour un système intranet.

Ce dont vous avez besoin est une liste clairement définie et simplifiée des fonctionnalités intranet spécifiques, ainsi que leurs avantages et défis potentiels. Ceci vous guidera dans votre recherche. Heureusement, nous sommes ici pour le faire. Le but de cette liste des avantages et inconvénients d’un intranet est de vous aider, en tant que client potentiel, à déterminer si un intranet est la solution adaptée à votre entreprise. Si cela est la bonne solution, il faut également se demander s’il est temps de le mettre en œuvre.

Avantages d’un intranet dans une entreprise:

1. Améliore la productivité et l'engagement des employés

La mise en œuvre d’une solution intranet unifiera votre effectif et invitera vos employés dans un espace où ils pourront s’exprimer et être entendus ; leurs opinions peuvent ainsi être prises en compte. L’entreprise « McKinsey Global Institute » a récemment conclu que la productivité augmente de 20 à 25 % dans les entreprises dont les employés sont connectés les uns aux autres, mais aussi à l’organisation elle-même. Cette augmentation de la productivité peut générer un retour sur investissement réel pour votre entreprise et réduire les couts généraux en fournissant simplement une plateforme de connexion à vos employés. Ceci donne également tous les outils dont vos employés auront besoin pour effectuer leur travail, avec une structure centralisée, éliminant ainsi le besoin constant de passer d’un logiciel à un autre.

Ce qui va connecter et engager vos employés dans une solution intranet est sa fonction permettant de créer du contenu généré par l’utilisateur. L’avantage d’un intranet est qu’il est un espace interactif où les employés peuvent contribuer à la culture de l’entreprise. L’époque démodée qui consiste à envoyer un message statique en masse de la part de l’entreprise est révolue. Au lieu de cela, les intranets modernes facilitent les conversations bilatérales entre les employés de tous les départements. Les employés créatifs ou avisés à la recherche d’un moyen de s’exprimer disposeront désormais d’un moyen pour le faire, ce qui améliorera la satisfaction et maintiendra la pertinence de votre intranet. Des mises à jour continues et instantanées permettront également aux employés de vérifier et d’interagir en permanence avec la plateforme intranet.

2. Fournit un réseau social intégrée à la plateforme intranet

Le monde numérique étant géré par les réseaux sociaux, il est important d’intégrer des fonctionnalités similaires à ces plateformes sociales pour avoir d’énormes avantages pour votre solution intranet. Permettre aux employés de se connecter les uns aux autres crée des relations solides au sein du lieu de travail, ce qui peut conduire à la satisfaction générale des employés. L’utilisation d’une plateforme sociale aide également à effectuer des tâches journalières. Les intranets peuvent répondre aux besoins sociaux de vos employés en planifiant des évènements, en félicitant vos collègues des succès remportés ou simplement en partageant des informations entre employés.

Une revue publiée par « Harvard Business » a révélé que « les réseaux sociaux au sein de l’entreprise permettent de réduire les couts et d’accroitre le pouvoir des individus à s’unir et de coordonner leurs propres initiatives de manière productive. » Réagir sur du contenu (likes, commentaires, @mentions), vont permettre à vos employés de se connecter les uns aux autres. Cela favorise également un sentiment de communauté et de relation dans le lieu de travail.

3. Améliore la collaboration et la communication

Un autre avantage d’un intranet est son espace conçu pour améliorer la collaboration et la communication entre employés. Les fonctionnalités permettant le partage, de pouvoir laisser des commentaires et l’édition de documents permet aux employés de travailler ensemble sur des projets, quelle que soit leur position géographique. Si une solution intranet efficace dispose d’espaces spécifiques permettant à chaque service de partager des informations et de collaborer sur des tâches différentes, elle facilitera également la communication interservices, et contribuera à développer un centre de connaissances qui améliorera les conditions générales du lieu de travail.

La priorité que les intranets mettent sur la communication entraine également plus de transparence sur le lieu de travail et fait savoir à vos employés qu’une communication efficace est une préoccupation majeure de votre entreprise.

4. Intègre des outils externes

Bien que les intranets comportent une multitude de fonctionnalités, ils doivent en réalité être considérés comme une plaque tournante pour héberger tous les outils utilisés par votre entreprise. La mise en œuvre d’un système intranet présente l’énorme avantage de pouvoir les rassembler tous au même endroit pour que votre société puisse changer de façon fluide entre chaque outil. Toutes les applications que vous utilisez actuellement pour l’efficacité et la productivité de votre entreprise (G Suite, Skype, Yammer, Slack ou Trello) peuvent être intégrées à votre solution intranet.

Si vous possédez déjà tous ces outils et qu’ils fonctionnent de façon adéquate, l’un des avantages cachés d’un intranet est la suppression des silos.

Lorsque de nombreux outils différents ne sont pas intégrés, les données présentes dans ces systèmes existent de façon isolée de toute l’entreprise. Cela signifie que les informations peuvent facilement être perdues ou dupliquées entre plateformes. En réunissant ces outils, les données qu’ils détiennent sont également rassemblées et rationalisées. L’intégration des outils améliore également la productivité en réduisant le temps nécessaire pour basculer continuellement entre plateformes et outils. Au lieu de cela, les employés peuvent effectuer des tâches de bout en bout, le tout à l’intérieur du logiciel intranet.

5. Personnalisation du logiciel

Les intranets vous permettent de personnaliser votre solution en fonction des besoins de votre entreprise. Avec autant d’outils et de solutions disponibles, vous pouvez identifier vos besoins spécifiques et construire votre solution intranet autour de ceux-ci. De cette façon, votre intranet contiendra seulement des outils dont vous avez besoin. Vous pouvez également personnaliser votre logiciel intranet, ce qui contribue à unifier votre entreprise et constitue un exemple de formatage pour vos employés. La plupart des fournisseurs d’intranet peuvent modifier leurs logiciels pour répondre à vos besoins.

Chaque entreprise a sa propre manière de gérer ses affaires et un intranet personnalisable vous permet d’adapter votre contenu pour être affilié à votre marque. Un autre avantage de l’intranet est qu’après sa création, vos employés pourront être en mesure de personnaliser eux-mêmes le logiciel sans consulter un expert ou le personnel informatique. La nouvelle ère des réseaux intranet est fluide, fonctionnelle et évolue parallèlement à votre entreprise.

6. Système de stockage de documents

Les employés peuvent perdre beaucoup de temps lorsqu’ils utilisent un système de stockage d’informations obsolète. Ils s’égarent en essayant de se rappeler où un document a été stocké, ou en cherchant manuellement dans une montagne de fichiers. L’avantage d’un intranet dans ce scénario est que toutes les données et tous les documents sont stockés au même endroit. Avec un moteur de recherche efficace, tout ce que vos employés ont à faire est de rechercher sur l’intranet pour trouver ce qu’ils recherchent. Cela augmentera le temps perdu à la recherche et aidera les employés à être bien plus réactif dans leurs tâches quotidiennes.

Les documents de travail essentiels peuvent non seulement devenir plus accessibles, mais des éléments tels que le manuel de votre employé et les formulaires PTO peuvent être stockés de manière évidente et efficace. Les employés peuvent devenir plus autonomes avec ce type de connaissances à portée de main, ce qui permet à d’autres employés de faire leur travail bien plus rapidement. Si tout votre contenu et votre documentation sont bien stockés sous un même toit, vos employés disposeront ainsi d’une mine de connaissances pour toutes les recherches ou informations dont ils pourraient avoir besoin pour mener à bien leurs tâches.

7. Disponible à tout moment, n’importe où

Une fois que votre entreprise a implémenté le logiciel intranet, les employés peuvent s’y connecter et y accéder à partir de tout appareil disposant d’un accès Internet. Ils ne sont plus liés à un ordinateur fixe de bureau, car avec les solutions utilisant la technologie « Cloud », tout est disponible depuis un appareil électronique. C’est une solution parfaite pour les employés qui sont constamment en déplacement ou en voyages pour votre entreprise.

En accord avec le thème mobile, la plupart des intranets proposent également des applications pour téléphone. Cela signifie que les informations et les mises à jour peuvent être envoyées à l’échelle de l’entreprise. Ils apparaissent également instantanément sur les téléphones des employés par le biais de notifications. Les employés restent en contact avec les évènements professionnels et peuvent également rester se connecter avec leur lieu de travail grâce aux flux de nouvelles personnalisés et des outils de réseaux sociaux sur l’application mobile.

Défis potentiels de la solution intranet

8. Violation de la sécurité

Bien que les réseaux intranet soient un excellent moyen de collaborer, chaque fois que vous collectez toutes vos données et informations les plus importantes au même endroit, vous les mettez tous en danger. Les fournisseurs d’intranet font de leur mieux pour assurer la sécurité de leurs systèmes, mais un système utilisant une passerelle ou un pare-feu doit être mis en place. Vous devez également configurer des stratégies et des processus définis au sein de votre entreprise pour une utilisation intranet sécurisée. Vous avez besoin d’un « Code de conduite’, pour que toute l’entreprise comprenne le bon fonctionnement d’un intranet sécurisé.

9. Surcharge d'informations

Trop d’informations peuvent être une mauvaise chose. Alors que les intranets à succès doivent mettre en place un système de gestion d’information organisé, une surcharge d’informations sur la plateforme peut poser problème. Des quantités excessives d’informations ou de contenu peuvent être source de confusion et s’opposent à la productivité chez les employés. S’ils se sentent dépassés par la quantité de contenu sur l’intranet, ils seront susceptibles de l’éviter. Sans organisation, vous serez de retour au point de départ avant la mise en œuvre votre intranet — en perdant des heures à parcourir et rechercher des données pour trouver ce dont vous avez besoin.

10. Long et couteux

Alors que de nombreuses solutions intranet annoncent une mise en œuvre rapide et facile, chaque entreprise est différente. Avec les solutions intranet, il est difficile de savoir vraiment combien de temps le processus de mise en œuvre prendra. Les employés doivent être parfaitement formés pour garantir la réussite de l’adoption, et des personnes doivent être désignées comme responsables spécifiques pour les différents aspects du logiciel intranet. Ainsi, même après le processus d’adoption, la maintenance de votre système intranet pourrait être une perte de temps pour vos employés et engendrer des couts additionnels.

Les fournisseurs d’intranet doivent prévoir un cout unique ou des frais d’abonnement, mais assurez-vous de vous renseigner sur les couts récurrents pouvant survenir après la mise en œuvre. Renseignez-vous sur les services supplémentaires qui pourraient vous être facturés à l’avenir.

11. Gestion continue et étendue

Les intranets sont présentés comme une solution facile à utiliser, mais ils ne peuvent pas se gérer eux-mêmes. Les employés devront être dédiés à la gestion de tâches spécifiques au sein de votre logiciel intranet pour qu’il continue à fonctionner quotidiennement. Le défi ici est de trouver, former et responsabiliser ces employés. Le logiciel doit être vérifié en permanence pour garantir son bon fonctionnement et le contenu de l’intranet doit également être géré. La gestion du contenu contribuera à la surcharge d’informations et confirmera également que tout le matériel est conforme aux normes de la société.

12. Processus de mise en œuvre et d'adoption difficile

Si votre intranet est trop difficile à comprendre, vos employés ne l’utiliseront pas. Clair et simple. Voici les mots qui doivent être au centre de son implémentation. Vous pourriez avoir toutes les informations nécessaires sur votre plateforme intranet, mais si les employés ne savent pas comment y accéder, il devient alors inutile. Si le processus d’adoption échoue, alors tout l’intranet échoue.

Deloitte a conclu que seulement 25 % des employés utilisaient réellement les réseaux sociaux de l’entreprise. La clé ici est que les employés n’utiliseront l’intranet que s’il est pertinent et convivial. Si vous ne formez pas et ne préparez pas vos employés, l’adoption de l’intranet sera un défi. De même, si vous ne prenez pas le temps de choisir une solution qui correspond au style et aux besoins de votre entreprise, vous ne verrez pas les bénéfices promis par l’implémentation d’un intranet.

13. Mises à jour continues et problèmes logiciels

Vous allez vouloir un intranet qui puisse être facilement mis à jour et qui présente le moins de problèmes que possible. La mise en œuvre d’un intranet 2.0 a pour objectif de s’éloigner des intranets statiques du passé, mais il peut être difficile de trouver une solution moderne qui se développera avec votre entreprise. Il pourrait également y avoir des problèmes en fonctions du code du logiciel que vous devrez traiter. Mais si vous finissez par choisir un système avec autant de problèmes que de bénéfices, vos employés ne l’adopteront pas. Si vous ne pouvez pas trouver une solution intranet complète, avec des mises à jour régulières et offrant un service client approprié, il serait temps de réfléchir à deux fois avant de procéder à l’achat.

Les questions à se poser pour l’analyse des besoins d’un intranet

Après avoir soigneusement pesé les avantages et les défis de la mise en œuvre de votre nouvel intranet, si vous pensez qu’un nouvel intranet correspond aux besoins de votre entreprise, posez-vous ensuite les questions internes pour les analyses des besoins de l’intranet. Pensez aux bonnes questions pour vous aider à tirer parti des avantages d’une solution intranet et à éviter les problèmes liés lors de sa mise en œuvre. Voici quelques exemples de questions à vous poser avant de commencer le processus de sélection de votre solution :

  • À quelle fréquence utilisez-vous votre intranet actuel (si vous en avez un) ?
  • Si le nombre d’utilisateurs est en baisse, quelle est la raison derrière cela ? Comment cela pourrait-il être amélioré ?
  • Quels outils pourriez-vous donner à vos employés pour les aider à effectuer leurs tâches quotidiennes ?
  • Quel est le style de communication de votre entreprise ? Comment vos employés communiquent-ils ?
  • Avez-vous des personnes à bord qui pourraient vous aider dans l’implémentation de votre nouvel intranet ou devrez-vous trouver une nouvelle équipe pour défendre ce projet ?
  • Le processus d’adoption sera-t-il difficile pour votre personnel ?
  • Quel est votre budget pour ce processus de mise en œuvre ?
  • À quoi ressemblera la formation et qui la dirigera ?
  • À quelle vitesse voulez-vous que votre logiciel intranet soit opérationnel ?
  • Combien de temps devrez-vous consacrer à cette entreprise ?
  • Quels besoins ou problèmes spécifiques que vous voyez actuellement peuvent potentiellement être améliorés avec une solution intranet ?

 

Lorsque vous posez des questions d’analyse des besoins intranet, vous devez garder à l’esprit l’objectif final. Demandez des résultats quantifiables que vous pouvez transformer en objectif commercial pour votre intranet.

Assurez-vous de parler et d’obtenir les opinions de vos employés. Inutile de parler uniquement aux parties prenantes, aux gestionnaires ou aux chefs d’équipe. Bien qu’ils soient importants à inclure, vous devez vous assurer que tout le monde est satisfait, dans chaque département. Les intranets sont dirigés par l’utilisateur, ce qui signifie que l’utilisateur décide du succès du système. Ce dont l’employé veut et a besoin est le facteur le plus important dans le choix de votre solution intranet.

Trouver ici le lien vers la version anglaise de cet article.

Author:

Stefan Wuethrich

Date:

Wed, Jun 5, '19

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